Nền CNTT đã không ngừng phát triển để đưa ra hàng loạt sản phẩm CNTT phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Song, trong thực tế, không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể áp dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp một cách “khôn ngoan”.
Muôn màu sản phẩm CNTT và “muôn mặt” giá cả của sản phẩm CNTT trên thị trường, nhưng vấn đề ở đây không phải là giá cả, mà điều tiên quyết để doanh nghiệp chọn các gói giải pháp CNTT là sự đầu tư hợp lý.
Cụ thể là các doanh nghiệp Việt Nam hiện phải biết “liệu cơm gắp mắm”, sử dụng các gói CNTT nào vừa túi tiền, lại phát huy được hiệu quả trong điều kiện thực tiễn của mình. Xác định rõ thực trạng và nhu cầu về CNTT của doanh nghiệp để đầu tư đúng mức gần như là một nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần phải “thuộc bài”.
Trường hợp thực tế
Một doanh nghiệp trong ngành sản xuất quyết định đầu tư xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), vì thấy doanh nghiệp bạn đã làm và… cải thiện được năng lực cạnh tranh. Ban giám đốc cho mời nhà tư vấn, tổ chức đấu thầu rình rang trong khi vẫn chưa rõ mục tiêu chiến lược; các phòng ban cũng chưa nêu được yêu cầu cụ thể về quy trình quản lý…
Bỏ qua lời khuyên của nhà tư vấn về việc cấu trúc lại hệ thống trước khi xây dựng ERP, doanh nghiệp này đã liều sử dụng hồ sơ thầu ERP của một doanh nghiệp khác ngành.
Rốt cuộc, họ cũng có được một hệ thống ERP nhưng hệ thống này lại… không phù hợp với chiến lược phát triển, quy trình làm việc giữa các phòng ban và tệ hơn, nó không tương thích với hệ thống CNTT đang vận hành tại doanh nghiệp. Chi phí cả trăm ngàn Đô la Mỹ cho việc đổi mới quản lý xem như đổ sông đổ biển!
Tại một doanh nghiệp sản xuất khác, hệ thống CNTT là… hàng trăm máy tính riêng lẻ; mạng Internet và địa chỉ e-mail chỉ được thiết lập ở một vài máy… không chứa những dữ liệu quan trọng. Giám đốc doanh nghiệp cho biết, điều này nhằm hạn chế ở mức thấp nhất việc mất dữ liệu mật do virus, phần mềm gián điệp, tội phạm công nghệ… đầy rẫy trên mạng Internet.
Tuy nhiên, gần đây doanh nghiệp đã thiết lập mạng nội bộ (LAN) để giảm bớt số máy tính sử dụng; cài đặt phần mềm có bản quyền và “mở cửa” môi trường Internet trong công ty.
“Chúng tôi vừa mất một số khách hàng ở nước ngoài, vì đã làm cho họ cảm thấy bị giới hạn trong các giao dịch qua e-mail. Việc sử dụng phần mềm không hợp lệ, không kịp thời nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin cũng làm chúng tôi không thể kết nối vào hệ thống của họ”, giám đốc này nói.
Đầu tư hợp lý
Hai trường hợp vừa nêu cho thấy việc đầu tư không hợp lý vào công tác quản lý doanh nghiệp bằng CNTT. Trên thực tế, tùy vào quy mô hoạt động và độ chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, CNTT có thể được áp dụng tại doanh nghiệp từ mức cơ bản (công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, quảng bá, tiếp thị…) đến chuyên môn hóa cao (sản xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luyện…). Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng hệ thống CNTT, doanh nghiệp cần nhìn thấy những lợi ích thực tiễn qua việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp như:
Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hiệu.
Nâng cấp hệ thống CNTT để tăng khả năng hợp tác với đối tác.
Tạo lợi thế cạnh tranh (một trang web chuyên nghiệp có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi đời… của doanh nghiệp nhỏ).
Ông Mai Hạo Nhiên – Tổng giám đốc Trung tâm NTIS, Giám đốc OSENCO và Chủ tịch Netmark Việt Nam – đã khái quát bốn giai đoạn đầu tư CNTT tại doanh nghiệp:
1. Xây dựng cơ sở hạ tầng – Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ (LAN).- Kết nối Internet và viễn thông.- Hệ thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm chống virus).- Công cụ tác nghiệp căn bản (các phần mềm hệ thống, văn phòng, kế toán…).
2. Nâng cao hiệu quả hoạt động – Trang web, e-mail, diễn đàn điện tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực tuyến.- Làm việc từ xa qua mạng riêng ảo.
3. Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững – Các phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, dự án, quan hệ khách hàng…- Cổng thông tin nội bộ.
4. Biến đổi và phát triển doanh nghiệp – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý quy trình kinh doanh.
Theo ông Nhiên, bốn giai đoạn này nên tạo thành một vòng khép kín, tức là sau khi hoàn tất bốn bước đầu tư CNTT, doanh nghiệp cần quay lại bước ban đầu để tiếp tục đầu tư nâng cấp, nhằm tránh tụt hậu trước sự biến đổi của CNTT trên thế giới. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, để tránh những lãng phí không cần thiết cho việc đầu tư CNTT, ông Nhiên đưa ra bốn bước thực hiện:
Lựa chọn công nghệ và nhà cung cấp (NCC) uy tín là một nguyên tắc nữa mà doanh nghiệp không thể không tuân thủ. Trong hàng loạt sản phẩm CNTT của các NCC khác nhau, nếu không có kiến thức và đủ tỉnh táo, doanh nghiệp có thể không chọn đúng giải pháp CNTT mà mình cần. Chẳng hạn sử dụng phần mềm gì, giá cả ra sao, khả năng phần mềm tương thích với phần cứng hay không…
Theo các chuyên gia CNTT thì tốt nhất doanh nghiệp có thể chọn một NCC phần cứng có thể đáp ứng luôn được phần mềm và dễ dàng thay đổi được phần mềm theo yêu cầu.
Như vậy, việc nâng cấp, phát triển CNTT của doanh nghiệp trong tương lai dễ dàng hơn và các chi phí bỏ ra cũng sẽ được sử dụng hiệu quả. Với nhiều sản phẩm CNTT như phần mềm dùng thử, phầm mềm miễn phí, phần mềm thương mại với nhiều giá cả khác biệt, vì thế bắt buộc doanh nghiệp phải hiểu chính mình muốn gì từ hệ thống CNTT, từ đó mới có thể quyết định việc dùng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm miễn phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp